Samhällsnyttor med strategi för digitalisering
– Arbetet med digitalisering handlar om att göra staden hållbar, innovativ och inkluderande. Stockholms stad tog nyligen beslut om att Sverige ska bli ledande inom digitalisering - en smart uppkopplad stad. För att uppnå målsättningen ”att Stockholm ska bli ekonomiskt, ekologiskt, demokratiskt och socialt hållbart genom innovativa digitala tjänster, öppenhet och uppkoppling” måste ett långsiktigt arbete ske. Det är viktigt att vi som fastighetsförvaltare och stadsutvecklare är delaktiga och bidrar till stadens vision för att nå det målet om Stockholm som världens smartaste stad till år 2040.
Fastighetsbranschen anses ofta som trög, det är något vi måste ändra på. Stockholmshem påverkas av hur andra branscher snabbt förändras, vi måste se möjligheterna med digitala utvecklingen. Det är ett paradigmskifte på gång och vi är bara början av en utveckling, säger Nina Wahlberg och Allan Hansson.
– När vi har skapat digital kontakt med husets alla komponenter kan vi se till att husen mår bra, fungerar och inte slösar resurser som vatten, el och energi. Digitalisering ger större ordning och reda och möjliggör ett helt nytt systematisk arbete med proaktiv förvaltning!
– Energieffektivisering är en stor drivkraft till att göra förändringar. Vi behöver ta fram nya metoder för att bli mer energieffektiva. Vi måste helst göra rätt från början annars går stora mängder energi till spillo. Stockholmshem bygger energisnålt, och vi behöver ta hand om bostäderna på lång sikt.
Utvecklingen förändrar villkoren
– Vi behöver fler IT-kunniga fastighetsskötare. Digitaliseringen förändrar branschen och skapar ny efterfrågan. Med uppkopplade produkter krävs en ny sorts fastighetsförvaltning, en mer interaktiv sådan. Utvecklingen förändrar våra rutiner och arbetssätt.
– Stockholmshems verksamhetsprocesser håller på att förändras. När vi internt börjar tala om digitalisering framträder ett behov av kompetensutveckling. Strategin handlar om att enkla arbetsuppgifter ska automatiseras och ge utrymme för mer värdeskapande arbetsuppgifter, kundrelaterade sådana, berättar Nina Wahlberg och Allan Hansson och fortsätter:
– Vi vill vara en attraktiv arbetsgivare och ett modernt förvaltningsbolag som bidrar till kompetensutveckling. Idag är det konkurrens på arbetsmarknaden och vi som arbetsgivare vill både behålla och tilltala ny kompetens. Det är viktigt att arbeta med digitalisering för att tilltala den yngre generationen. Vi behöver även som en del av infrastrukturen vara med och driva branschen.
Varför ta fram en digitaliseringsstrategi nu?
– En digitaliseringsstrategi ligger helt rätt i tiden och Stockholmshem anser det nödvändigt för att fokusera på rätt saker och följa med i omvärldens snabba utveckling. Det finns numera tillgång till nya lösningar som förenklar människors vardag, exempelvis betalningstjänster, kommunikationskanaler, IT-system, servicetjänster, varor och produkter, dessa verktyg vill vi ta vara på! Digitaliseringens utveckling involverar alla branscher och sektorer och de nya möjligheterna berör oss alla när samhället förändras.
Utmaningen många står inför är att digitaliseringen är bred. Den sker överallting, inom flera sektorer och branscher samtidigt
– Som förvaltare har vi ett ansvar för att lägga ett särskilt fokus på våra hyresgäster, alla de som gynnas av att få tillgång till tjänster och service. En av våra stora drivkrafter är att vi har ett ansvar, särskilt som största fastighetsförvaltare i huvudstaden, att utveckla infrastrukturen och arbeta för en hållbar samhällsutveckling.
– Stockholmshem vill tillgängliggöra service som förenklar vardagen för boende och det finns många nya möjligheter som vi ser över. Alltifrån praktiska saker till nödvändigheter. Landets demografi och åldrande befolkning förändringar villkoren. Vi vill kunna underlätta för boende med hälsovårdsfrågor och skapa goda förutsättningar för alla som behöver stöd i hemmet. Det kan handla om att vårdpersonalen enkelt kommer in och att boende får varor levererade till hemmet. En annan aspekt är säkerhet, att sensorer och larm kopplade till fastigheten snabbt skickar information till fastighetsskötaren om något är trasigt, allra helst innan den går sönder. Det inkluderar även förbättringar av information, exempelvis digitala informationstavlor i huset som informerar boende om att en tekniker är på väg. Digitalisering kan även handla om att säkra tillgången till internetuppkoppling, att vi säkerställer att alla bostäder har god internetanslutning. Med hjälp av uppkopplade installationer kan vi även genomföra energi- och resursbesparingar.
– Tanken med strategin är att den att ska göra skillnad, både för oss som förvaltningsbolag, våra kunder och hyresgäster, den ska bidra till utveckling i branschen och på längre sikt större samhällsnytta.
Framgångsfaktorer som sticker ut
– Medarbetarna på Stockholmshem har varit en nyckelfaktor. Vi har lyckats engagera flera parter och få till ett riktigt givande samarbete. Genom våra medarbetare och kollegor har vi uppmärksammat vikten av digitaliseringsfrågorna vilket möjliggjort ett aktivt arbete. Tack vare samtal inom olika avdelningar har vi lyckats få in goda idéer och nya förslag till strategin om hur vi ska genomföra förändringar. Samtalen har varit en av de viktigaste elementen i framtagningen av strategin. Resultat är ett smörgåsbord! Vi har frågat medarbetare - Vad tycker du behövs? Eftersom vi alla på något sätt är berörda av digital teknik i vår vardag har många en uppfattning om av digitalisering är och vad det innebär för dem.
– En viktig del i arbetet med strategin har varit att definiera vad olika begrepp betyder och innebär i praktiken, berättar Nina Wahlberg.
– Idag finns många populära Buzzwords. Särskilt i debatten om digitalisering. Viktiga begrepp konkretiseras ofta inte, exempelvis IoT, Internet of Things, Big data och BIM, byggnadsinformationsmodellering. Vi har arbetat med att tydliggöra vad dessa begrepp innebär för oss, varför de är viktiga och hur vi kan arbeta med perspektiven utifrån en tydlig målsättning.
– Stockholmshem hade tidigare en IT-strategi men som behövde anpassas till den snabba utvecklingen, säger Allan Hansson.
– Skillnaden från tidigare arbete är att vi nu försöker göra arbetet mer systematiskt och få upp digitaliseringsfrågorna på ledningsnivå. Det har även lett till att vi kunnat starta flera stora digitaliseringsprojekt det senaste året.
Utmaningar i arbetet
– Utmaningen många står inför är att digitaliseringen är bred. Den sker överallting, inom flera sektorer och branscher samtidigt, säger Nina Wahlberg och Allan Hansson och fortsätter:
– Vi har därför beslutat att det är viktigt med öppna standarder för att kunna ”kommunicera över gränserna” med andra bolag och företagssystem för att möjliggöra branschöverskridande samarbeten.
– Samhällsnyttan med digitalisering är stor. Vi hoppas bli lite snabbare, lite bättre och effektivisera hela förvaltningen vilket kan skapa en långsiktig utveckling. Men det krävs att fler aktörer hoppar på tåget för att skapa en större samhällsförändring.
– Stockholmshem har idag över 50 000 hyresgäster och vi vill att de ska få ett modernt boende. Praktiska verktyg är en del av ett bekvämt och modernt boende. Det kan handla om elektroniska passagesystem, tvättbokningssystem eller talande hissar med mera. I framtiden vill vi även bidra till att skapa större förutsättningar för delningsekonomi och delningstjänster. Vi hoppas bidra till en större social gemenskap. För social utveckling med hjälp av digitalisering behöver vi ta hjälp av fler, tvärdisciplinär forskning, företag och organisationer och samhällsbyggare. Vi behöver fler goda exempel på hur vi kan lyckas i arbetet.
– Energi och miljöfrågor är en viktig del i digitaliseringsarbetet för Stockholmshem. Det kräver också samverkan med andra aktörer med ansvar för energi och miljöfrågor. Vi vill att våra system ska kommunicera med fastigheten och ge större kontroll över energi- och resursfördelningar. Lyckas vi effektivisera vårt arbete kan det innebära att Fortum behöver elda mindre och därmed släppa ut mindre koldioxid.
Inspiration från samhällsbyggnadssektorn
– Vi har inspirerats av flera samhällsbyggare i framtagning av strategin men ännu inte hittat någon föregångare att följa. Stockholmshem har gjort studiebesök och tagit del av många goda exempel. En observation är att det finns många bolag som arbetar med digitalisering men att det är en spridning inom vilka områden man fokuserar på. Vi hoppas att vårt arbete med digitaliseringsstrategin kan inspirera fler till att arbeta med hela verksamheten.
Det finns flera viktiga faktorer i digitaliseringsarbetet men nätverk är något som Nina Wahlberg och Allan Hansson lyfter fram som en nyckelfaktor.
– Nätverk, att använda varandras kunskap är viktigt! Det är något Stockholmshem är bra på. Vi samverkar med flera organisationer, exempelvis IQ Samhällsbyggnad, Fastighetsägarna och flera aktörer inom samhällsbyggnadssektorn. Vi har projektsamarbeten med akademin, bland annat KTH men vi skulle kunna utveckla detta arbete mer, här har vi ett utvecklingsområde kvar och vi skulle gärna vilja delta mer i kunskapsutveckling tillsammans med akademin.
– Forsknings- och utvecklingsfrågor är ett viktigt område för oss. Vi vill kunna ta del av nya kunskaper från samhällsbyggnadssektorn, både akademin och andra samhällsbyggnadsaktörer. Kunskapsutveckling genom samverkan ett område som behöver utvecklas. Vi ser gärna att IQ Samhällsbyggnad fortsätter bidra till nya möjligheter för samverkansprojekt.
När är strategin klar och var kan jag läsa mer om den?
– Digitaliseringsstrategin är nu under utveckling och kommer att vara klar under det första kvartalet år 2018. Datum är inte fastställt ännu men vi har redan fått stor efterfrågan från andra fastighetsförvaltare och fastighetsägare. Många vill veta hur långt vi kommit i digitaliseringsarbetet och hur strategin kan användas.
– En del av målsättningen var att inkludera strategin i verksamhetsplanen och öppna upp för nya möjligheter inom affärsutveckling. Vi håller nu på att ta fram en ny hemsida, ett intranät och ett fastighetssystem. Arbetet med strategin påminner Stockholmshem om att fokusera på långsiktighet i investeringar och i verksamhetsplanering, säger Nina Wahlberg och Allan Hansson och fortsätter:
– En unik ingrediens i Stockholmshems digitaliseringsstrategi är att strategin syftar till att hålla ihop våra olika områden och delar i verksamheten: Administration, IT, kommunikation, och fastighets-IT som utgör den uppkopplade fastigheten. Strategin ska inte bara förstärka ett särskilt område utan utveckla hela verksamheten.
Text: Emma Sterner Oderstedt